Автоматизация закупок: в чем польза решения для компании?

Организация закупок является ключевым фактором для успешного бизнеса, независимо от его масштаба. Для малых компаний подобные задачи обычно выполняются руководством и их ассистентами, но с увеличением предприятия такой подход становится неоправданным, поскольку требует слишком большого количества времени и человеческих ресурсов. В таком случае лучшим решением будет автоматизация процесса закупок. В данной статье мы расскажем, что это такое и почему использование автоматизированной системы станет значительным преимуществом для вашего бизнеса.

Автоматизированные закупки – это специальные программы, разработанные для упрощения и оптимизации процессов закупок в предприятии. Главной целью автоматизации является увеличение эффективности работы отдела закупок и всей компании в целом. Автоматизированная система помогает собирать и обрабатывать информацию о закупках, составлять план закупок, формировать договоры и тендерные документы, анализировать продажи и контролировать выполнение плановых показателей.

Автоматизация закупок позволяет сократить затраты на 15-16% и ускорить сам закупочный процесс на 20-30%. Это также позволяет контролировать работу сотрудников и поставщиков, предупреждая серые операции ради собственной выгоды. Кроме того, организация данных в единой системе позволяет отслеживать всю необходимую информацию по закупкам в одном месте.

При этом автоматизация складского хозяйства, например, в компании "Вимм-Билль-Данн", показала высокие результаты – количество возвратов продукции почти вдвое сократилось, количество обрабатываемых в сутки заказов увеличилось на треть, а показатель точности работ вырос с 77% до 99%.

Однако, недостатком автоматизации является необходимость обучения сотрудников работе с новой системой. Компании, занимающиеся внедрением таких систем, предоставляют презентации и гайды по работе с системой, что позволяет справиться с этим недостатком.

В целом, автоматизация закупок – это отличный инструмент для компаний, которые хотят повысить свою эффективность и оптимизировать свой бизнес. Выбор каждой компании остается за ней.

В любой компании процессы автоматизации должны учитывать уникальные бизнес-процессы. Так, системы организации закупок могут быть разными для разных офисов. Например, головной офис может использовать SAP, а его филиал – 1С ERP. Чтобы внедрить полноценную автоматизацию закупок, необходимо настроить связи между системами, а также доработать их. Если же ограничиться локальными базами данных, то возникнут некоторые недостатки. К примеру, конфиденциальная информация может быть потеряна или похищена, так как любые базы данных могут стать объектом киберпреступлений. Руководители будут также лишены возможности быстрого поиска информации, включая истории тендеров и отчеты по срокам и результатам, что может серьезно затормозить работу компании.

Кроме того, коммуникации с поставщиками будут проходить по e-mail и телефону, что существенно усложнит ведение истории, а также оставит компанию без доказательств в случае конфликта с партнерами. Также составление документов и писем потребует много времени, так как нет систематизированных шаблонов и типовых бумаг. Поэтому локальные базы данных подходят только для небольших компаний и могут оказаться неактуальными после расширения бизнеса.

На сегодняшний день существуют автоматизированные системы организации закупок, которые устраняют все перечисленные недостатки локальных баз данных. Они являются удобным и безопасным решением проблем, связанных с закупками товаров и услуг, и позволяют существенно повысить продуктивность работы компании.

Особенности внедрения систем

При внедрении системы автоматизированных закупок необходимо следовать нескольким этапам. Вначале важно изучить бизнес-процессы в компании, чтобы проектирование и разработка системы были выполнены грамотно. Большое значение имеет также программное обеспечение фирмы, так как некачественное оборудование может не справиться с высокой нагрузкой. Однако специалисты, занимающиеся внедрением систем автоматизированных закупок, учитывают подобные особенности и могут предложить индивидуальное решение.

После установки автоматизированной системы организации закупок необходимо подготовить сотрудников к работе с ней. Вариант доступа к системе может быть предоставлен как всем пользователям, так и только нескольким администраторам, ответственным за организацию закупок в компании. Если в компании имеется несколько подразделений, то установку такой системы необходимо проделать на каждом из них. Чтобы ознакомить сотрудников с новым инструментом без лишней спешки и убедиться в качестве работы, оптимальным вариантом является запуск системы в тестовом режиме.

Внедрение автоматизированной системы проведения закупок может показаться сложным процессом, но на самом деле это не так. К тому же компании, занимающиеся внедрением подобных систем, предоставляют отделы технической поддержки, где можно получить ответы на профильные вопросы. Главное при этом - выбрать проверенного поставщика услуг внедрения систем автоматизированных закупок.

Фото: freepik.com